Job in HamburgBüroassistent*in / Sekretär*in (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Reizt Sie eine Bürotätigkeit in der Mitarbeitendenvertretung? Dann unterstützen Sie das MAV-Team bei abwechslungsreichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Sie werden in vielen administrativen Themen assistieren und sind Ansprechperson für eingehende Anrufe und Anliegen. Es erwartet Sie ein vielseitiges Büromanagement mit viel Kontakt zu den MAV-Mitgliedern und weiteren Mitarbeitenden.

Aufgaben im Überblick:

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation
• Kassen- und Bankführung für die MAV
• Vor- und Nachbereitung des Sitzungsraums
• Erledigung von Einkäufen, Bestellungen und Vorratshaltung
• Vorbereitung der Sitzungsprotokolle und Zusammenstellung von Unterlagen
• Nachbereitung der Sitzungen
• Pflege von Personalunterlagen und Ablagetätigkeiten
• Terminkoordination sowie Postbearbeitung und -versand
• Organisation von Veranstaltungen (z.B. Mitarbeiter*innenversammlungen, Klausurtage)
• Telefondienst und Annahme von Anrufen
• Unterstützung der Tätigkeit der Sicherheitsbeauftragten
• Bearbeitung von Unfallanzeigen und Schwangerschaftsmeldungen

Wir suchen:

• Eine Teamverstärkung idealerweise mit Berufserfahrung im Sekretariat, Officemanagement oder als kaufmännische Assistenz
• Sicheren Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Organisationstalent, ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches Auftreten
• Flexibilität, Teamgeist und Humor
• Eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Freude an der Kommunikation mit Menschen

Wir bieten:

• Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung (EZVK)
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche), flexible Arbeits- und Freizeitmodelle, Sonderentgelte im Juni und November, die Möglichkeit, ein Zeitwertkonto einzurichten
• Eine kostenlose psychosoziale Beratung für Familie und Beruf
• Mitarbeiterevents sowie Ermäßigungen für Sport-, Wellness-, Online Shopping- und Kulturangebote
• Ein bezuschusstes, kostengünstiges HVV Deutschlandticket

Weitere Informationen:

Arbeitsbeginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristung: Krankheitsvertretung - zunächst befristet

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

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