Job in HamburgOffice Manager:in (m/w/d) – EG 8 TV-AVH – Teilzeit 60 %

Stellenbeschreibung

Zur Unterstützung unseres Hamburger Standortes suchen wir eine:n Office Manager:in (m/w/d), die:der das organisatorische Rückgrat unseres Institutsbetriebs bildet.

Ihre Aufgaben

Gemeinsam in einem kleinen Team verantworten Sie die zentralen Abläufe im Geschäftszimmer, sind erste Ansprechperson für Gäste, Mitarbeitende und externe Kontakte und stellen sicher, dass Informationen, Kommunikation und Prozesse effizient, freundlich und serviceorientiert laufen.

• Organisation und Koordination des Büroalltags, Bürokommunikation, Unterstützung der Institutsleitung sowie Sicherstellung eines professionellen Empfangs- und Bürobereichs
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe (deutsch/englisch) über die zentrale Institutsnummer; Empfang von externen Gästen
• Organisation des Postein- und -ausgangs sowie Unterstützung von Besprechungen und kleinen Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Gästebetreuung, Getränkeorganisation)
• Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen (Angebote, Preisvergleiche, Bestellungen) sowie Pflege von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen
• Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie technischer Grundausstattung
• Koordination von externen Dienstleistern rund um das Raummanagement (Hausmeister, Hausverwaltung, Handwerker, Möbellieferanten etc.)
• Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte:r, Industriekaufmann/-frau)
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Empfang und/oder administrativem Service
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Grundkenntnisse in Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie ein einnehmendes und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

Wir bieten

Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration – mit viel Kontakt zu unseren Wissenschaftler:innen und den Kolleg:innen in den Servicebereichen, Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag sowie einem respektvollen und wertschätzenden Miteinander in einem hoch engagierten internationalen Team. Zudem bieten wir Ihnen am IFSH folgende attraktive Rahmenbedingungen:

• Eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Modell des Hamburger Ruhegelds
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, je nach persönlicher Situation und Aufgabenkontext bis zu 60 % im Homeoffice zu arbeiten
• Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte

Weitere Informationen

Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Frauen werden in diesen Bereichen im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellten sind bei entsprechender Eignung ausdrücklich willkommen.

Interessiert an dieser Stelle?

Jetzt bewerben

oder melde dich direkt
in unserer App an und entdecke all deine Möglichkeiten:

App laden aus
App laden aus