Job in KonstanzSekretärin | Sekretär (w/m/d) für das Referat Unterkünfte im Amt für Hochbau und Gebäudemanagement

Stellenbeschreibung

Sekretärin | Sekretär (w/m/d) für das Referat Unterkünfte im Amt für Hochbau und Gebäudemanagement

Teilzeit mit 50% | Konstanz | befristet bis 30.09.2026

Das Amt für Hochbau und Gebäudemanagement betreut die Immobilien des Landkreises, darunter Verwaltungsgebäude, Schulen, Sporthallen und Unterkünfte für Geflüchtete. Unser Referat Unterkünfte ist spezialisiert auf den Unterhalt und die Bewirtschaftung von Gemeinschafts- und Notunterkünften für Geflüchtete und Asylsuchende.

Ihre Aufgaben bei uns:

• Unterstützung der Referatsleitung bei organisatorischen Aufgaben, Termin- und Veranstaltungskoordination
• Selbstständige Übernahme aller Sekretariatsaufgaben, inklusive Vertretung der Kolleginnen aus anderen Referaten
• Büroorganisation der Referatsleitung und Unterstützung bei der Aktenführung
• Erstellung von Auftragsunterlagen für externe Dienstleister in den Bereichen Hochbau und Gebäudemanagement
• Mitwirkung bei der Prüfung, Freigabe und Anweisung von Rechnungen externer Vertragspartner, inklusive Bearbeitung von E-Rechnungen
• Führung und Kontrolle der Haushaltsüberwachungslisten für die Unterkünfte sowie regelmäßiger SAP-Abgleich
• Verwaltung und Überwachung von Bürgschaften und Sicherheitseinbehalten
• Mitwirkung bei Submissionsterminen

Das bringen Sie mit:

• Laufbahnprüfung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst, Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, idealerweise SAP-Kenntnisse
• Erfahrung oder Interesse im Bereich Hochbau und Gebäudemanagement
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Organisationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Ihre Vorteile bei uns:

• Vielseitigkeit: Abwechslungsreiche Aufgaben mit Bezahlung bis Entgeltgruppe 6 TVöD (1.576,02 – 1.909,63 Euro in Teilzeit mit 50%)
• Flexibilität: Gleitzeitregelung, Homeoffice-Option und Arbeitszeitkonto
• Unterstützung: Betriebsmedizin, Kinder-Ferienprogramm und weitere familienfreundliche Angebote
• Zusatzleistungen: Betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, Erfolgsprämie, vermögenswirksame Leistungen
• Extras: Zuschüsse für HANSEFIT, Jobticket, Rabattprogramm, Kantine und zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung

Wir fördern Chancengleichheit und ermutigen Menschen mit Migrationshintergrund, mit anerkannter Behinderung, in besonderen Lebenslagen und jeden Geschlechts zur Bewerbung.