Job in LeipzigMitarbeiter Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Unsere Vision

Mit uns bewegen sich Daten und Prozesse im digitalen Rathaus. Als Partner in der digitalen Transformation unterstützen wir die kommunale Verwaltung, kompetent, bürgernah und innovativ zu agieren. Wir begeistern mit technologischen Lösungen und engagieren uns für eine starke interkommunale Kooperation in Mitteldeutschland.

Ihre Aufgaben

• Büromanagement für die Standorte Leipzig, Dresden und Chemnitz in Rotation
• Postbearbeitung, allgemeine Korrespondenz, Beantwortung allgemeiner Anfragen und Terminanfragen
• Terminkoordination und Gästebetreuung
• Koordinierung und Kommunikation der Auftragsabarbeitung von Dienstleistern (Gebäudereinigung, Kurierdienstleister, etc.) sowie Klärung von Reklamationen und Einforderung der Nacharbeiten
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Reinigungsmaterial, Initiierung von allgemeinen nicht IT-technischen Beschaffungen bei Dienstleistern
• Absicherung des Telefondienstes für 3 Geschäftsstellen (Leipzig, Dresden, Chemnitz)
• Erstellen und Pflegen des Jahresplans der Telefon-Hotline, Koordination im Vertretungsfall

Ihr Profil

• Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Bürokaufmann/Bürokauffrau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, Umsicht und eine schnelle Auffassungsgabe
• Hohe Kommunikationskompetenz und Organisationstalent
• Effiziente und zielgerichtete Arbeitsweise, selbständig und eigenverantwortlich
• Einbringen von eigenen Ideen und neuen Impulsen
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Sozialkompetenz
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten
• Sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Führerschein der Klasse B wünschenswert – Bereitschaft zum Erwerb wird vorausgesetzt
• Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen und Kundenterminen

Unser Angebot

• 30 Tage Erholungsurlaub sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Anspruch auf eine Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge in der Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes
• Tarifliche vermögenswirksame Leistungen
• Ermäßigtes Ticket für den Personennahverkehr ("Job-Ticket")
• Förderung des Klimaschutzes mit Fahrrad-Leasing ("Jobrad")
• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten in verschiedenen Themengebieten
• Zentrale Lage unserer Geschäftsstellen sowie gute Erreichbarkeit per ÖPNV
• Moderne Arbeitsplätze
• Sympathisches und offenes Team
• Flexibles Gleitzeitmodell mit der Möglichkeit von Freizeitausgleich
• Anteiliges mobiles Arbeiten für eine gute Work-Life-Balance
• Bedarfsgerechte fachliche und persönliche Weiterbildung

Weitere Informationen

Die Stelle ist unbefristet und sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit (mind. 35 Stunden) möglich. Die organisatorische Zuordnung erfolgt zu unserer Geschäftsstelle Leipzig, wobei die Arbeitsleistung wechselnd an unseren Standorten Leipzig, Dresden und Chemnitz (mit Schwerpunkt Leipzig) zu erbringen ist.

Bewerbungen schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt.