Job in MühlingenPersönliche Assistenz (m/w/d) (Sekretär/in)

Stellenbeschreibung

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vollzeit | unbefristet | Bodenseeregion

Wir sind ein innovatives Familienunternehmen in zweiter Generation mit Sitz am Bodensee – führend im Bereich alternativer Legehennenhaltung in Süddeutschland. Wir stehen für nachhaltige Lebensmittelproduktion, Tierwohl und regionale Wertschöpfung mit Zukunft.

Deine Aufgaben:

• Organisation & Koordination:
  • Planung, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Reisen
  • Überblick über Kalender, Fristen und To-dos der Geschäftsführung
  • Erstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten und Unterlagen
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement:
  • Erste Ansprechperson für Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und Teammitglieder
  • Verbindliche, lösungsorientierte Kommunikation – telefonisch, schriftlich und persönlich
  • Koordination der internen Abläufe zwischen Geschäftsführung und Team
  • Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses und positiven Arbeitsklimas
  • Organisation kleiner Team-Events und besonderer Anlässe
• Projektunterstützung & operative Aufgaben:
  • Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten in Marketing, Vertrieb, Logistik und Verwaltung
  • Auftragsabwicklung, Angebotserstellung und Rechnungsstellung
  • Verwaltung von Lager- und Verpackungsbeständen, Pflege von Artikelpässen und Handelsportalen
  • Reklamationsmanagement
  • Mitwirkung bei Ausschreibungen, Preisvergleichen und Kalkulationen
  • Analyse und Aufbereitung von Zahlen und Angeboten
• Eigenständiges Projektmanagement:
  • Planung und Umsetzung eigener kleiner Projekte in Abstimmung mit der Geschäftsführung
  • Verantwortungsvolle Organisation von Teilaufgaben mit Blick auf Termine, Qualität und Kosten
  • Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bzw. Erfahrung
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office- und Projektmanagement
• Flexibel im Denken, strukturiert im Arbeiten
• Vorausschauendes Arbeiten
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude an Angeboten, Preisen und Kalkulationen
• Kundenorientierung & Empathie mit klarer, freundlicher und lösungsorientierter Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung mit digitalen Tools (z.B. Trello, Asana, CRM-Systeme, Cloud-Lösungen)
• Routiniert im Umgang mit KI-Anwendungen (z.B. ChatGPT, Notion AI, Automatisierungen via Zapier)
• Englisch- oder Italienischkenntnisse von Vorteil
• Begeisterung für Teamarbeit, Eigenverantwortung und praxisnahes Umsetzen

Was wir bieten:

• Ein fröhliches Team mit internationalem Hintergrund
• Eine unbefristete, sichere Vollzeitstelle in einem innovativen Familienunternehmen
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Geschäftsführung
• Sinnstiftende Arbeit in einem nachhaltigen Umfeld
• Raum für Eigeninitiative, Verantwortung und persönliche Weiterentwicklung