Job in WerdauSekretär/in (w, m, d)

Stellenbeschreibung

Ihr Aufgabengebiet:

Sie betreuen das Sekretariat der Amtsleitung Jugendamt. Ihre Aufgaben umfassen:

• Vorzimmerdienst, Büromanagement und Kommunikation:
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Telefondienst sowie Informations- und Auskunftserteilung
  • Terminvereinbarungen, -überwachung, -koordination und -kontrolle
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Sitzungs- und Beratungsunterlagen
  • Erledigung von Schreibaufträgen und Erstellung von Serienbriefen
  • Formelle Überarbeitung von Handouts, Präsentationen und Vorlagen
  • Ablage, Speicherung und Archivierung von Schreiben, Dokumenten und Dateien
  • Erstellung von Mehrfertigungen, Kopien und Auszügen
  • Betreuung und Organisation von Umläufen im Amt
  • Literaturbestellung, -verteilung und -verleih
• Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:
  • Organisation von Besprechungen, Einladung der Teilnehmer, Raumreservierung und Bewirtung
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen
  • Teilnahme an Beratungen und Sitzungen
  • Protokollieren und Anfertigen von Mitschriften, Tonaufzeichnungen und Niederschriften
  • Einholen erforderlicher Unterschriften
  • Ablegen, Vervielfältigen und Versenden der ausgefertigten Exemplare
• Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation:
  • Post- und Mailbearbeitung, Entgegennahme von Faxen
  • Sichtung aller Eingänge, Eintragungen im Postbuch und Verteilung
  • Weiterleitung bei Nichtzuständigkeit, Klärung von Irrläufern
  • Kontrolle der Wiedervorlagen und Bearbeitungsvermerke
  • Bearbeitung des Postausgangs
• Weitere organisatorische Aufgaben:
  • Bestellung von Büromaterial, Vordrucken und Verbrauchsmaterial
  • Terminliche Überwachung notwendiger Belehrungen
  • Meldung durchzuführender Reparaturen
  • Themengebundene Recherchen im Internet

Unsere Erwartungen an Sie:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare, geeignete Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
• Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (Deutsch Niveau C2)
• Höfliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine digitale Büro-, Termin- und Aufgabenorganisation
• Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

Wir bieten Ihnen:

• Eine unbefristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung inklusive Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• Ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
• Ein offenes, transparentes Umfeld und die Möglichkeit, die Arbeit mitzugestalten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
• Stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen (z.B. Zuschüsse zum Job-Ticket, zu Kinderbetreuungskosten, zu Gesundheitskursen oder zur betrieblichen Altersversorgung) sowie die Möglichkeit zum Fahrradleasing
• Betriebliche Altersvorsorge (ZVK) und Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge

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