Job in WerdauSekretärin/Sekretär (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Ihr Aufgabengebiet:

Sie betreuen das Sekretariat der Amtsleitung Jugendamt. Ihre Aufgaben umfassen:

• Vorzimmerdienst, Büromanagement und Kommunikation:
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Telefondienst sowie Informations- und Auskunftserteilung
  • Terminvereinbarungen, -überwachung, -koordination und -kontrolle
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen
  • Erledigung von Schreibaufträgen und Erstellung von Serienbriefen
  • Formelle Überarbeitung von Handouts, Präsentationen und Vorlagen
  • Ablage, Speicherung und Archivierung von Schreiben und Dokumenten
  • Erstellung von Mehrfertigungen, Kopien und Auszügen
  • Organisation von Umläufen (Zeitschriften, Rundschreiben)
  • Literaturbestellung, -verteilung und -verleih
• Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:
  • Organisation von Besprechungen inkl. Raumreservierung und Bewirtung
  • Teilnahme an Beratungen und Sitzungen
  • Anfertigung von Protokollen, Mitschriften und Niederschriften
  • Einholen erforderlicher Unterschriften
  • Versand und Archivierung der ausgefertigten Dokumente
• Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation:
  • Sichtung und Verteilung von Post, E-Mails und Faxen
  • Eintragungen im Postbuch und Klärung von Irrläufern
  • Kontrolle von Wiedervorlagen und Bearbeitungsvermerken
  • Bearbeitung des Postausgangs
• Weitere organisatorische Aufgaben:
  • Bestellung von Büromaterial, Toner und Vordrucken
  • Terminüberwachung notwendiger Belehrungen
  • Meldung von Reparaturen (z.B. Kopierer)
  • Themengebundene Recherchen im Internet

Unsere Erwartungen an Sie:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats (Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert)
• Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise (Deutsch Niveau C2) mit sicherer Rechtschreibung und Grammatik
• Höfliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für die digitale Büroorganisation
• Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

Wir bieten Ihnen:

• Eine unbefristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung inkl. Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• Flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten und Einarbeitung durch fachkundige Kollegen
• Attraktive übertarifliche Leistungen wie Zuschüsse zum Job-Ticket, zu Kinderbetreuungskosten, zu Gesundheitskursen oder zur betrieblichen Altersversorgung
• Möglichkeit zum Fahrradleasing und betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• Ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Arbeitsmedizinische Vorsorge

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