Job in ZwickauSekretärin/Sekretär (w, m, d) {Kaufmann/-frau - Büromanagement}

Stellenbeschreibung

Kennziffer: 200/2025/DIII

Einsatzbereich: Dezernat Ordnung, Umwelt, Verbraucherschutz - Ordnungsamt

Arbeitszeit: Vollzeit (39 Wochenstunden)

Vergütung: Entgeltgruppe 5 TVöD-VKA

Beschäftigungsdauer: befristet zur Vertretung

Beschäftigungsbeginn: 1. Januar 2026

Aufgaben:

• Betreuung des Sekretariats des Ordnungsamtes bis zur Rückkehr der Stelleninhaberin
• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Telefondienst sowie Informations- und Auskunftserteilung
• Terminvereinbarungen, -überwachung, -koordination und -kontrolle
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Sitzungs- und Beratungsunterlagen
• Erledigung von Schreibaufträgen und Erstellung von Serienbriefen
• Ablage, Speicherung und Archivierung von Schreiben, Dokumenten und Dateien
• Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation
• Organisation von Umläufen im Amt
• Literaturbestellung und -verwaltung
• Anfertigung von Protokollen und Niederschriften
• Bestellung von Büromaterial und Verbrauchsmitteln
• Haushaltsdurchführung in ProDoppik für das Ordnungsamt

Anforderungen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellter für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellter oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise mindestens 1-jährige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats
• Erfahrung in öffentlicher Verwaltung wünschenswert
• Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Ausgeprägte Serviceorientierung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise (Deutsch Niveau C2)
• Sichere Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
• Höfliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

Wir bieten:

• Befristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung inklusive Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
• Offenes, transparentes Umfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
• Stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• Arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• Arbeitsmedizinische Vorsorge

Bewerbungsschluss: 14. Dezember 2025