Job in Bad PyrmontPraxismanager/in (m/w/d) – Operative Praxisleitung & Empfang (ohne Abrechnung) (Zahnmedizinische/r Fachangestellte/r)

Stellenbeschreibung

Deine Mission

Du hältst unseren Praxisalltag sichtbar am Laufen: Du steuerst Patientenfluss, Zimmer‑ und Terminplanung, Teamkoordination und Kommunikation – und schaffst die Rahmenbedingungen, damit das Behandlungsteam konzentriert und auf hohem Niveau arbeiten kann.

Das machst Du bei uns

• Tagesablauf steuern: Zimmerbesetzung planen, Prioritäten setzen (Notfälle/Termine), Pausen und pünktlichen Feierabend verlässlich sicherstellen.
• Empfang, Patientenservice & Telefonsteuerung: Professionelles, freundliches Auftreten; zielgerichtete Gespräche und deeskalierendes Vorgehen bei Beschwerden. Telefonsteuerung und Rückrufmanagement (mit Unterstützung durch unser Callcenter): Prioritäten setzen, Rückruflisten organisieren, Zeitfenster abstimmen und sauber dokumentieren.
• Terminmanagement: Auslastung aller Zimmer steuern – ohne Überlastung.
• Teamkoordination im Alltag: Informationen bündeln, Kurzbesprechungen organisieren, Notdienst‑ und Krankheitsvertretungen einteilen.
• Ansprechperson für das Team: Erste Stelle für Urlaubsanträge, Diensttausch und organisatorische Anliegen. Du hörst zu, klärst und entscheidest im Rahmen der Leitplanken – vertraulich, fair und verbindlich.
• Qualitätsmanagement im Betrieb: Teambesprechungen vorbereiten/leiten/nachbereiten; Fristen (Belehrungen, Prüfungen, arbeitsmedizinische Untersuchungen) überwachen; QM‑Dokumente pflegen.
• Organisation & Bürosteuerung: E‑Mail‑Postfach bearbeiten, Posteingang/‑ausgang steuern, Vorlagen und Checklisten pflegen, Termine und Wiedervorlagen organisieren.
• Rechte Hand der Chefin: Anfragen priorisieren, Entscheidungen vorbereiten (Kurzbriefing mit Optionen/Empfehlung), strukturiert übergeben und Themen frühzeitig ansprechen, wenn Ziele, Versorgungsqualität oder Patientensicherheit berührt sind.

Wichtig: Das gehört nicht zu Deinen Aufgaben

• Abrechnung/Kostenvoranschläge, Finanzcontrolling/Buchhaltung, externe Behördenkommunikation, Korrespondenz zu Abrechnungsfragen – das übernimmt die Inhaberseite.

Das bringst Du mit

• Ausgeprägte Service‑ und Gastgeber‑Mentalität, repräsentatives, gepflegtes, professionelles Auftreten.
• Sehr gute Organisation und Priorisierung, kühler Kopf unter Zeitdruck.
• Durchsetzungsstärke und Verbindlichkeit: Im Tagesgeschäft hast Du das letzte Wort – fair und respektvoll.
• Sicher im Umgang mit PC/Office; Erfahrung mit Praxissoftware (z.B. Charly) wünschenswert, Einarbeitung ist vorgesehen.
• Quereinsteiger willkommen (z.B. Hotellerie/Front Office): Wir qualifizieren Dich intern und extern weiter.

Unser Angebot (konzentriert auf das Wesentliche)

1. Gehalt: bis zu 4.500€ brutto/Monat (bei 42 Std./Woche), je nach Erfahrung.
2. 6 Wochen Urlaub, keine Wochenenden, geregelte Zeiten mit pünktlichem Feierabend.
3. Entwicklungsperspektiven: Regelmäßige Fort‑ und Weiterbildungen, ZMV‑Abschluss oder persönliches Coaching möglich.
4. Wertschätzendes, familiäres Team in hellen, freundlichen Räumen mit modernster Technik.
5. Regelmäßige Feedback‑/Personalgespräche und echte Eigenverantwortung im Aufgabenbereich.

Rahmen & Start

• Vollzeit, Montag bis Freitag.
• Start ab sofort.
• Arbeitsort: Bad Pyrmont.